Bescherming persoonsgegevens

Privacystatement

Pensioenfonds Horeca & Catering, hierna PH&C, verzamelt gegevens van (gewezen) deelnemers, pensioengerechtigden en diens (ex-)partners en kinderen voor zover die recht hebben op een wezenpensioen. Wij gaan zorgvuldig om met jouw gegevens. Wij zorgen dat we niet meer gegevens verzamelen dan nodig is en dat onbevoegden geen toegang hebben tot gegevens. Wij zijn open en duidelijk over wat we doen en maken het voor jou eenvoudig om jouw gegevens in te zien en aan te passen.

In dit privacystatement leggen wij uit:

  • waarom wij persoonsgegevens verzamelen
  • welke persoonsgegevens wij verzamelen
  • hoe wij met die gegevens omgaan
     

Wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn gegevens die iets over jou zeggen of die aan jou gerelateerd kunnen worden. Denk bijvoorbeeld aan je naam en voorletters, geboortedatum of geboorteplaats, telefoonnummer maar ook jouw Burgerservicenummer (BSN). Het zijn gegevens die betrekking hebben op jou.

Waarom verzamelen wij persoonsgegevens?

Uitvoering van de pensioenregelingen

Om aan onze wettelijke verplichtingen als pensioenfonds te kunnen voldoen verwerken wij jouw persoonsgegevens. Deze persoonsgegevens krijgen we hoofdzakelijk van publieke bronnen zoals de Belastingdienst en het Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen (hierna: UWV). Deze gegevens hebben wij bijvoorbeeld nodig om vast te stellen hoeveel pensioen je kunt opbouwen en om de pensioenuitkeringen te kunnen betalen, maar ook om ervoor te zorgen dat je tijdig de juiste informatie ontvangt.

 

Gegevens in het kader van onze dienstverlening

Wij streven naar een zo efficiënt en effectief mogelijke communicatie. Daarom passen wij onze communicatie aan naar jouw persoonlijke situatie en streven wij zoveel mogelijk naar digitale communicatie via de digitale portalen. Via het deelnemersportaal mijnphenc.nl en het werkgeversportaal GRIP verstrekken wij informatie aan onze (gewezen) deelnemers, pensioengerechtigden en aangesloten werkgevers. Wij doen dit om te voldoen aan onze zorg – en informatieplicht, maar ook om de serviceverlening aan deelnemers en werkgevers te verbeteren. Op de digitale portalen bieden wij een gepersonaliseerde ervaring. Om dit mogelijk te maken verzamelen wij gegevens over het aantal websitebezoekers en de duur van een bezoek.

Van wie verzamelen wij gegevens?

Wij verzamelen en verwerken gegevens van werkgevers, (gewezen) deelnemers, pensioengerechtigden, partners en overige rechthebbenden van het pensioenfonds.

Welke gegevens verzamelen wij?

Voor het kunnen uitvoeren van de pensioenregelingen

Voor het uitvoeren van onze werkzaamheden verwerken we verschillende soorten persoonsgegevens. Deze gegevens zijn onder andere:

Naam en voorletters

Woonadres, woonplaats en woonland

Eventuele (ex) partner

Datum huwelijk/einde huwelijk of datum aanvang/einde samenleving

Dienstverbandgegevens, salarisgegevens, deeltijdfactor

Telefoonnummer en e-mailadres

Arbeidsgeschiktheidsgegevens (wanneer van toepassing)

Kopieën van identiteitsbewijzen

Toegangs- of identificatiegegevens

 

Cookies

PH&C maakt op de website www.phenc.nl gebruik van cookies. Cookies zijn kleine tekstbestanden die naar de browser van jou als bezoeker worden gestuurd en op jouw computer, mobiele telefoon of tablet worden geplaatst. Cookies vergemakkelijken en versnellen het gebruik door de bezoeker van de site. 

Hieronder kun je lezen welke cookies wij gebruiken wanneer je deze website bezoekt en hoe je zelf cookies kunt uitschakelen. 

Door middel van cookies worden er gegevens verzameld. Cookies bevatten geen persoonsgegevens. Wij kunnen cookies daarom niet gebruiken om je persoonlijk te identificeren. Cookies worden gebruikt om de website goed te laten functioneren.

Wij plaatsen ook tracking cookies op mijnphenc.nl en GRIP om inzicht te krijgen in het surfgedrag binnen de portalen en om de serviceverlening te kunnen verbeteren. Deze tracking cookies meten hoeveel bezoekers er op de websites komen en wat er het meest bekeken wordt. De verzamelde statistische informatie wordt gebruikt om de inhoud van de website optimaal af te stemmen op de behoeften van de bezoekers. Het gaat om informatie zoals het adres van je internetprovider, de browser die je gebruikt (Internet Explorer, Google Chrome, Safari) en welke pagina’s je bezocht hebt.

Via de instellingen van jouw browser kun je geplaatste cookies verwijderen en het plaatsen van nieuwe cookies weigeren. De wijze waarop je dit kunt doen verschilt per browser. Meer informatie kun je vinden in de 'Help'-functie van jouw browser. Het is mogelijk dat de werking van de website niet optimaal is als je ervoor kiest de cookies op de website niet te accepteren.

Van welke organisaties ontvangen wij persoonsgegevens?

Voor de uitvoering van de pensioenregelingen ontvangen we ook persoonsgegevens van andere organisaties. We ontvangen daarbij persoonsgegevens van: 

UWV 

Belastingdienst 

Basisregistratie Personen/Register Niet Ingezetenen 

Werkgever van de deelnemer 

Deelnemer zelf

Vorige pensioenuitvoerders

Met wie delen we onze gegevens?

Dienstverleners

PH&C neemt diensten af van leveranciers voor onder andere de ontwikkeling en beheer van de ICT systemen. Aangezien de gegevens van deelnemers  in deze systemen staan hebben deze dienstverleners mogelijk toegang tot jouw persoonsgegevens.

Voor de verzending van poststukken wordt gebruik gemaakt van de dienstverlening van leveranciers. Bij het aanmaken, printen en verzenden van poststukken kan een leverancier daarom mogelijk toegang hebben tot jouw persoonsgegevens.

Daarnaast heeft PH&C een deel van het incassoproces van moeilijk te incasseren pensioenpremies bij werkgevers uitbesteed aan een incassopartner. Deze incassopartner heeft in het kader van het uitvoeren van de werkzaamheden inzicht nodig in de grondslag en specificatie van de premievordering op de werkgever en dus ook inzicht in persoonsgegevens. 

Met alle dienstverleners die toegang hebben tot jouw persoonsgegevens zijn sluitende afspraken gemaakt over hoe er met deze gegevens moet worden omgegaan. Deze dienstverleners mogen alleen voor de afgesproken doeleinden je persoonsgegevens verwerken en alleen in overeenstemming met onze instructies.

 

Overheid en toezichthouders

Als pensioenuitvoerder geeft PH&C de wettelijk noodzakelijke informatie door aan de correcte overheidsinstelling. Daarnaast kan in het kader van toezicht op de kwaliteit van onze uitvoering door toezichthouders inzage gevraagd worden in persoonsgegevens. Bij deze partijen worden geen aanvullende afspraken gemaakt in het kader van de toegang tot jouw persoonsgegevens omdat wij wettelijk verplicht zijn om deze te verstrekken.

 

Andere ontvangers van jouw gegevens

Naast dienstverleners, overheid en toezichthouders deelt PH&C in specifieke situaties, in het kader van het uitvoeren van wettelijke verplichtingen, jouw gegevens nog met de volgende ontvangers: 

UWV

Het Nationaal Pensioen Register (NPR)

De Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO) 

Belastingdienst

CBS

Nieuwe pensioenuitvoerder

Hoe gaan we om met jouw gegevens?

Jouw gegevens blijven binnen de EU

De bescherming van persoonsgegevens is niet in alle landen hetzelfde geregeld. Persoonsgegevens doorgeven vanuit Nederland naar het buitenland mag daarom alleen als een land voldoende bescherming biedt. Voor doorgifte van gegevens naar een land binnen de Europese Unie (EU) gelden andere regels dan voor doorgifte naar een land buiten de EU omdat binnen de EU de regels voor gegevensbescherming gelijk zijn. Om deze reden slaat PH&C gegevens niet buiten de EU op. 

 

Hoe lang worden je persoonsgegevens bewaard?

Je persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze worden verwerkt. Dit is vastgelegd in ons privacybeleid. Sommige gegevens bewaren wij voor een langere periode omdat de wet ons dat verplicht. Het uitgangspunt blijft de uitvoering van onze wettelijke taak als pensioenuitvoerder met inachtneming van de geldende wet - en regelgeving. Als wij je gegevens voor die uitvoering niet meer nodig hebben, worden deze vernietigd.

 

Welke maatregelen treffen wij voor de beveiliging en geheimhouding van jouw gegevens?

Wij hechten veel waarde aan de bescherming van jouw gegevens en nemen maatregelen om jouw gegevens te beveiligen en te beschermen. PH&C gebruikt een verscheidenheid aan beveiligingstechnologieën en -procedures om jouw persoonsgegevens te beschermen tegen diefstal, verlies, openbaring of ander onrechtmatig gebruik. De persoonsgegevens worden opgeslagen in een beveiligde omgeving die niet toegankelijk is voor het publiek.

Op mijnphenc.nl staat een overzicht van jouw pensioen bij PH&C en op het werkgeversportaal staat jouw pensioengrondslag.  Inloggen kan alleen als deelnemer op mijnphenc.nl met jouw DigiD gebruikersnaam en wachtwoord en eventueel extra SMS-code of via de DigiD-app, en als werkgever op het werkgeversportaal met een persoonlijke werkgeversaccount. Ook worden jouw persoonsgegevens niet doorgegeven aan derden, tenzij jij daar aantoonbaar toestemming voor hebt gegeven.

 

Integriteit staat voorop

PH&C heeft de integriteit van haar medewerkers hoog in het vaandel staan. Wij hebben maatregelen getroffen om de integriteit van onze medewerkers te borgen en te zorgen dat alle medewerkers bij PH&C zich bewust zijn de informatie waar zij mee werken en de manier waarop zij met deze gegevens om moeten gaan. Daarnaast werken wij continu aan het op peil houden van het bewustzijn van onze medewerkers.

 

Toezicht vanuit de overheid

De overheid ziet toe op een goede uitvoering van de privacy wetgeving. Hiervoor heeft zij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) en De Nederlandsche Bank (DNB) de opdracht gegeven actief toe te zien op de naleving.

Heb je een verwerkersovereenkomst nodig?

Een verwerkersovereenkomst is nodig als er sprake is van een relatie tussen de zogenoemde ‘verwerkingsverantwoordelijke’ en ‘verwerker’. Besteed je bijvoorbeeld de personeelsadministratie uit? Dan ben jij de verwerkingsverantwoordelijke en degene aan wie je dit uitbesteedt de verwerker. In dat geval sluit je wel een verwerkersovereenkomst af. 

In de situatie tussen jou - als werkgever - en Pensioenfonds Horeca & Catering zijn zowel jij als wij ‘verwerkingsverantwoordelijken’. Jij levert namelijk de persoonsgegevens van jouw werknemers bij ons aan op basis van het uitvoeringsreglement en/of uitvoeringsovereenkomst. Wij besluiten op welke manier we deze gegevens verwerken, waarom dat gebeurt en hoe dat plaatsvindt. Omdat jij ook besluit op welke manier je de gegevens van jouw werknemers verwerkt, ben ook jij verwerkingsverantwoordelijke. Er is dus sprake van gegevensuitwisseling tussen twee verwerkingsverantwoordelijken. Daarom is er geen verwerkersovereenkomst nodig. Je hoeft dus als werkgever geen verwerkersovereenkomst met ons af te sluiten.

Hoe kun je jouw gegevens inzien of wijzigen?

Omdat het jouw persoonsgegevens zijn, heb je de mogelijkheid na te vragen welke gegevens wij over jou verzamelen en verwerken. Je hebt het recht om deze persoonsgegevens in te zien en indien nodig te (laten) herstellen. Voor persoonsgegevens die we niet nodig hebben voor onze wettelijke taak kun je ons vragen deze te verwijderen.

Heb je behoefte aan inzicht in welke gegevens wij van jou verwerken? Deze kun je inzien op jouw persoonlijke omgeving op het deelnemersportaal. Mocht je geen toegang hebben tot het portaal dan kun je dit aanvragen via www.mijnphenc.nl. Ook kun je direct een verzoek om inzage of een bezwaar bij ons indienen. Dit kan per e-mail via privacyvragen@phenc.nl of per post aan Postbus 7308, 2701 AH Zoetermeer t.a.v. Security & Privacy management. 

Voordat wij jouw verzoek in behandeling nemen kunnen wij vragen informatie te verstrekken die wij nodig hebben om jouw identiteit vast te stellen. Indien wij jouw verzoek afwijzen dan zullen wij dit motiveren. Daarnaast kun je bezwaar maken tegen het verwerken van (enkele van) jouw gegevens door ons. 

Wij nemen jouw verzoek om inzage in behandeling conform onze inzageprocedure en geven binnen vier weken een reactie op jouw verzoek. Een bezwaar mag per post worden ingediend. Binnen vier weken na ontvangst van het bezwaar ontvang je een reactie van ons.

Kun je jouw gegevens overdragen aan een andere pensioenuitvoerder?

Wanneer je in de horeca of catering werkt, neem je via de werkgever verplicht deel aan onze pensioenregeling. Het overdragen van jouw gegevens is dan ook niet mogelijk. 

Wanneer je gewerkt hebt in de horeca of catering, maar nu elders werkt, kun je een deel van jouw gegevens, jouw opgebouwd pensioen, overdragen aan een andere pensioenuitvoerder.  Dit heet waardeoverdracht. Je kunt hiervoor een verzoek indienen via jouw persoonlijke omgeving op het deelnemersportaal.

Heb je een vraag?

Als je vragen hebt over dit privacystatement of meer wilt weten over hoe wij omgaan met persoonsgegevens, kun je contact met ons opnemen via privacyvragen@phenc.nl of via (079) 363 14 00. 

Heb je een klacht?

Mocht je een klacht hebben, kijk dan op www.phenc.nl voor onze klachtenregeling. Daarin vind je meer informatie over de wijze waarop je een klacht kunt indienen, bij wie en de procedure. 

 

PH&C kan dit  privacystatement wijzigen. Dit privacystatement is voor het laatst bijgewerkt in maart 2018.